Calqué sur le modèle américain, l’open space est un type d’aménagement de plus en plus répandu dans les entreprises françaises. S’il était autrefois préférable d’avoir un bureau pour soi, l’open space est désormais la solution privilégiée pour aménager un espace de travail. D’apparence simple, l’aménagement d’un open space ne doit cependant pas être négligé et doit correspondre à un projet bien défini pour pouvoir donner vie à un espace agréable qui favorise véritablement le travail des salariés et collaborateurs. Ertec, expert en aménagement de bureaux en ile de france vous donne ses conseils.
Pour faire de l’open space un espace organisé et méthodique, il est nécessaire d’envisager et de tester les différentes configurations possibles par le biais d’un plan. Cela vous permettra de visualiser les avantages et les inconvénients de telle ou telle option. Et surtout de penser à tout en amont de l’aménagement : Les différentes zones dédiées à la production sont-elles aisément identifiables ? Peut-on avoir accès facilement à ses dossiers ? Tel aménagement est-il compatible avec les normes de sécurité ? Peut-on circuler facilement ? etc
Tout d’abord, qui dit open space dit espace ouvert, oui ! Mais attention au piège de l’accumulation, qui peut très vite transformer votre espace de travail en un vrai capharnaüm ! Pile de dossiers ou de cartons, recoins réinvestis en débarras, bureaux surchargés, etc Pour que votre lieu de travail reste agréable, il est primordial de ne pas étouffer l’espace par une trop grande quantité de mobilier ou d’éléments de décoration.
Plus votre espace de travail sera organisé, structuré et suffisamment épuré, plus il sera agréable d’y travailler.
De plus, les accès aux issues de secours et les voies de circulation au sein de l’open space doivent être libres en permanence afin de garantir la sécurité de tous. Les normes de sécurité actuelles vous obligent à faciliter l’évacuation du personnel en cas d’incendie et à prévenir tous risques de chutes.
Du côté de la productivité, il est fréquemment reporté que la répartition des équipes par pôle d’activité favorise la circulation de l’information utile, et améliore le niveau de productivité et la cohésion au sein des équipes. Ainsi vous pouvez opter pour des plans de travail ou ilôts de bureaux dédiés à telle ou telle activité au sein de votre entreprise. Facilement identifiables, ces zones permettent de bien structurer votre open space.
S’il est recommandé de favoriser les teintes claires pour le revêtement des murs pour conserver la sensation d’espace, la couleur quant à elle est une façon astucieuse de marquer des zones en particulier. Cela permet d’identifier plus facilement la fonction de tel ou tel espace au sein de votre open space.
Si vous avez des baies vitrées, profitez-en ! Rien de mieux que la lumière naturelle comme source de lumière principale. Elle est beaucoup plus bénéfique pour le bien-être des salariés et vous permet de faire des économies d’énergie. Veillez à ne pas obstruer les fenêtres avec des piles de cartons ou en plaçant vos bureaux contre les vitres.
Il est préférable d’opter pour un open space avec des baies vitrées. En effet, les baies vitrées laissent pénétrer une source de lumière naturelle importante, ce qui rend l’environnement de travail beaucoup plus agréable qu’un endroit renfermé et permet la baisse de votre consommation d’énergie !
Dépourvu de cloisons, l’open space est également un espace flexible qui peut facilement se réorganiser. Il arrive parfois qu’on ait envie de changement ou de réinventer son espace. Avec l’open space vous disposez d’une plus grande liberté pour vous adapter à une nouvelle activité ou pour coller au plus près de votre nouvelle image, à travers l’aménagement de vos locaux.
Le choix du mobilier est parfois délaissé dans certaines entreprises pourtant il est primordial d’y apporter une attention particulière.
Le mobilier a une fonction première celle de pouvoir travailler (plans de travail, bureaux, tables…) et de garder l’espace propre et ordonné (étagères pour les dossiers en cours, casiers de vestiaire pour les effets personnels des salariés,
armoires fermant à clé pour les documents confidentiels, etc). Le mobilier conditionne énormément la productivité d’une entreprise. Plus l’open space sera bien rangé grâce à un mobilier adapté et suffisant, plus il sera facile d’y circuler, de retrouver rapidement tel ou tel document et d’éviter les accidents de travail avec des chutes sur le lieu de travail à cause d’encombrement.
Le mobilier est également un excellent moyen de véhiculer les valeurs de votre société ou d’incarner le positionnement de votre entreprise : pour vos meubles de bureaux, allez-vous opter pour l’élégance du bois ou privilégier des modèles plus modernes et design ? Rien ne doit être laissé au hasard !
Autre point crucial, l’ergonomie. Afin de garantir le confort et le bien-être de vos salariés et le vôtre, il est fondamental d’opter pour du mobilier de bureau qui réponde aux normes en matière d’ergonomie. Que ce soit pour vos bureaux ou vos chaises, préférez des modèles adaptés qui favorisent une bonne posture sur le long terme et permettent ainsi de prévenir les troubles musculo-squelettiques et autres maladies professionnelles liées aux activités statiques de bureaux.
L’open space a notamment pour principal avantage de permettre de fluidifier la transmission des informations entre les équipes. Le challenge est de réussir à associer productivité et environnement chaleureux.
Répartir les équipes en fonction des pôles d’activités favorise et optimise l’échange d’information afin de mener à bien les projets, générant à terme un important gain de temps.
De plus, l’open space autorise davantage l’entraide et permet de créer une ambiance de travail positive. La cohésion entre les salariés s’en trouve fortement renforcée. En tant que dirigeant vous pouvez également cultiver une plus grande proximité avec vos équipes.
Enfin, l’open space est l’image que renvoie l’entreprise : un espace de travail assez moderne et design fait ressortir la modernité de l’entreprise.
Si dans un bureau fermé, il est possible de parler fort sans que personne ne s’en soucie, dans un open space il n’en est pas de même ! En effet, dans un open space, le bruit généré par les uns (appels, conversations, photocopieuse, etc) peut empêcher les autres de se concentrer et d’être productif au travail. Néanmoins de nombreuses solutions existent pour faire de l’open space un espace de travail agréable et propice à l’épanouissement professionnel de chacun.
Tout d’abord, la mise en place de cloisons de séparation peut permettre de réduire de manière non négligeable le bruit. De plus, les cloisons délimitent l’espace de travail de chaque collaborateur et garantissent ainsi la tranquillité nécessaire pour pouvoir mener à bien ses missions.
L’installation de panneaux acoustiques permet d’aller plus loin dans votre recherche de confidentialité et de lutte contre les nuisances sonores : ces cloisons spécifiques absorbent et réduisent le bruit de façon significative.
En fonction de vos besoins, vous aurez peut-être besoin de délimiter d’autres espaces au sein de votre open space, tels que des zones dédiées aux réunions, à l’accueil de vos clients, aux pauses de vos collaborateurs, etc Les cloisons acoustiques amovibles ou non s’adaptent parfaitement à ce type de d’espaces, aussi bien en terme de confidentialité que de surface. Pour des zones de plus petite taille, voire pour une seule personne, les box et cabines acoustiques répondront à vos attentes.
Last but not least, la pose de tapis et moquettes aux sols sont la meilleure façon de réduire le bruit au sein de l’open space (bruits de pas, talons, déplacement des chaises, etc)
Des espaces de détente amélioreront la qualité de vie de vos employés et permettent ainsi une meilleure productivité au travail.
La mise à disposition d’un espace détente avec poufs et canapés pour s’allonger permet de se relaxer et améliore le bien-être de vos salariés. Une
fois bien les batteries bien rechargées, ils reprendront le travail avec davantage de vigueur et d’enthousiasme.
Un espace cafétéria avec distributeurs automatiques ou notamment une petite cuisine apporte de la convivialité et de la même manière influe sur le confort du salarié.
Il est possible de personnaliser votre open space avec la mise en place de casiers pour que vos salariés puissent y remiser leurs effets personnels si besoin.
Très important, décorer son open space permet de créer un lieu de travail plus vivant et chaleureux. N’hésitez pas à afficher les photos de votre équipe ou vos trophées remportés tous ensemble, vous montrerez ainsi votre fierté. Enfin quelques plantes amènent d’emblée une atmosphère zen et agréable.
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