Un déménagement mal préparé risque rapidement de générer une interruption de l’activité et de peser sur la productivité des équipes. En suivant les bonnes étapes – planification minutieuse, organisation claire, anticipation des besoins de chaque service –, il est possible de déménager sans impacter la productivité et même améliorer l’aménagement dans les nouveaux bureaux.
Un déménagement d’entreprise commence bien avant le jour J. L’entreprise doit définir clairement les raisons de la relocalisation et les attentes vis-à-vis des nouveaux bureaux. Cette étape implique :
Il faut également prendre en compte les contraintes de l’entreprise et les délais imposés par le bail ou les fournisseurs.
Établir un plan de continuité permet d’identifier les activités critiques et d’organiser des solutions temporaires. Certaines équipes peuvent travailler depuis un site secondaire ou en télétravail, tandis que d’autres disposent de zones temporaires pour poursuivre leurs missions. L’objectif est d’assurer une transition fluide entre les anciens et les nouveaux locaux.
Prévenir vos clients et partenaires de la date du déménagement, des changements d’adresse ou de numéro de contact évite les interruptions de service. Informer tous les tiers garantit que le fonctionnement quotidien de l’entreprise reste stable et contribue à déménager sans stress.
Avant tout, il est indispensable de réaliser un état des lieux détaillé du mobilier et du matériel. Chaque objet doit être identifié, étiqueté et documenté. Cette étape facilite la coordination avec la société de déménagement et permet de sécuriser le déménagement.
Le jour du déménagement, une équipe dédiée doit superviser le transfert pour s’assurer que chaque élément est acheminé correctement. Organiser le déménagement avec un suivi précis réduit le stress lié et évite toute perte inutile. Prendre des devis auprès de différentes sociétés permet de choisir la solution la plus adaptée et sécurisée.
L’objectif de cette étape est de réduire au maximum le risque de perte ou de dommage tout en respectant le calendrier établi.
Un déménagement est aussi une occasion de repenser l’espace pour que chacun puisse s’installer rapidement et travailler efficacement dès le départ. En anticipant l’aménagement de bureaux, il est possible de permettre aux équipes de commencer à utiliser leurs postes même si certains aménagements ne sont pas encore terminés. Cela aide à maintenir la productivité.
Réfléchir en amont à la répartition des zones de travail, des espaces collaboratifs et des lieux de pause selon les besoins de chaque équipe permet aux collaborateurs qui ne peuvent pas télétravailler de disposer d’un endroit calme, sécurisé et pratique pour continuer leurs missions. Prévoir où placer le matériel informatique, les outils de communication et les espaces de stockage garantit que tout soit accessible et opérationnel dès le premier jour. L’ergonomie des postes, la circulation entre les zones et la sécurité des installations sont essentielles pour que l’espace soit à la fois confortable et pratique.
Un bureau d’études spécialisé dans l’aménagement de bureaux peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre nouvel espace et à créer des environnements favorables à l’efficacité.
Ertec analyse vos besoins, vos flux de travail et vos contraintes pour proposer un agencement sur mesure. Cela facilite la transition fluide, limite la perte de productivité et assure que le nouvel espace correspond aux objectifs de l’entreprise.
N’oubliez pas d’impliquer vos collaborateurs : l’expertise externe fonctionne mieux lorsqu’elle s’accompagne de l’implication des équipes. Organiser des ateliers ou des réunions d’information sur le nouvel aménagement favorise l’adhésion et permet de déménager sans stress tout en optimisant l’usage de l’espace.
Pour sécuriser l’ensemble du processus et créer un environnement de travail optimal, se faire accompagner par un spécialiste de l’agencement de bureaux reste la meilleure garantie de réussir un déménagement. Contactez Ertec pour transformer vos nouveaux bureaux en espaces productifs et parfaitement adaptés à vos équipes.
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