L'espace d'accueil est le reflet de l'entreprise, de sa culture et de son identité. Il s'agit du premier lieu que voient vos visiteurs à leur arrivée. La façon dont il est aménagé va être déterminante pour le message que vous souhaitez véhiculer.
Pour que cet espace puisse être le plus fidèlement représentatif de l’image et des activités de votre entreprise, il doit idéalement être co-conçu avec le personnel concerné. Il faut donc prendre en compte en amont les besoins liés à l’activité de votre personnel d’accueil.
Candidats, clients, fournisseurs et partenaires sont les personnes qui vont être amenées à se rendre dans votre espace d’accueil. Tout doit être pensé de A à Z pour refléter une image positive dans la conception et l'aménagement.
Ertec, entreprise spécialisée dans l'aménagement de bureau, vous explique par où commencer.
Le point d’accueil de votre entreprise est un lieu stratégique, il sert à établir un contact avec vos visiteurs. Afin d’instaurer une relation positive et de fidéliser votre public, votre espace d’accueil doit être rangé et organisé, de plus il doit disposer de la bonne documentation ainsi que les bons outils à portée de main.
D’autres activités sont réalisées par le personnel d’accueil. Il est donc important de les identifier avec les salariés concernés afin de déterminer l’aménagement le plus adapté pour l’espace d’accueil. En effet le type d’aménagement retenu aura un impact direct sur le travail du personnel d’accueil. Un espace aménagé de façon hasardeuse pourrait rendre les
journées de vos salariés très compliquées tandis qu’un espace bien pensé leur facilitera la vie et leur fera même gagner en productivité.
Par ailleurs, il faut faire cohabiter les personnes en attente et vos collaborateurs afin que l’accueil soit le plus agréable possible. La zone d’accueil et la zone d’attente doivent être facilement identifiables pour faciliter la circulation et la répartition des personnes dans l’espace d’accueil.
L’objectif de l’aménagement de votre hall est de distinguer le comptoir d’accueil de l’espace d’attente. Nous vous recommandons de rendre ce lieu stratégique à la fois agréable et efficace. Par exemple, les corbeilles pour le courrier ne doivent pas être sur le comptoir, mais il est préférable de les intégrer dans le mobilier.
Pour mettre vos visiteurs dans de bonnes dispositions, le mobilier doit être de préférence chaleureux, la décoration devra elle aussi être soignée et l’éclairage adapté afin de mettre en valeur l’espace.
De plus, pour instaurer une ambiance zen, vous pouvez créer une décoration florale avec un diffuseur de parfum propre à votre entreprise.
- Banque d’accueil
Une banque d’accueil doit se fondre dans son environnement tout en remplissant sa fonction première à savoir accueillir et orienter les visiteurs. Il constitue la première halte qu’effectue le visiteur. Le comptoir d’accueil peut avoir une forme de “L” ou de “C” cela permet de laisser accessible un espace dégagé de part et d’autre du comptoir. Les prix des comptoirs d’accueil s’échelonnent en moyenne de 200 € pour un modèle d’entrée de gamme à 10 000 € pour un modèle sur mesure.
- Sièges adaptés
Le choix des chaises et fauteuils dépend essentiellement de l’usage qui en sera fait. Rien de plus agréable pour vos clients que d'arriver dans un espace accueillant et apaisant. Opter pour des canapés ou des sièges confortables va permettre d'instaurer une atmosphère chaleureuse. Nous vous conseillons d’avoir recours à des matières douces pour une sensation de bien-être accentuée. Pour venir compléter votre mobilier, pensez à intégrer une table basse pour y disposer les plaquettes de votre entreprise ou bien de la documentation.
- La décoration
Votre espace d’accueil est ni plus ni moins la vitrine de votre entreprise. De la décoration murale aux plantes vertes, les éléments décoratifs de votre accueil doivent véhiculer un message fort. Vous pouvez afficher des photos d’équipe, faire une présentation de vos succès, mettre en valeur vos produits phares. Cependant, attention à ne pas surcharger la décoration de votre espace d’accueil, n’oubliez pas qu’il doit rester fonctionnel, pratique et accessible à tous.
- L’éclairage
L’éclairage de votre espace d’accueil va influer sur le comportement de vos visiteurs et de vos collaborateurs. Il est conseillé de choisir un éclairage doux dans le but d’éviter toute gêne ou éblouissement à vos visiteurs. De plus, un éclairage bien conçu permet d’éviter de détériorer la vue de vos salariés. Un éclairage adapté va procurer un réel confort visuel à vos salariés et donc faciliter l’exécution de leurs tâches.
- Intégrer des solutions acoustiques
Pour des raisons de confidentialité, l’espace d’accueil de votre entreprise doit être à l’écart des bureaux et des salles de réunion. La personne en charge du standard téléphonique à l’accueil doit également être à l’abri des bruits parasites pour pouvoir prendre ses appels dans des conditions optimales. Afin d’éviter d’être gêné par le bruit, il vous est possible d’intégrer des solutions acoustiques à votre espace d’accueil.
Pour trouver le bon équilibre acoustique sur votre lieu de travail, vous avez la possibilité d’intégrer des solutions acoustiques dans :
N’oubliez pas, votre espace d'accueil est le premier point de contact visuel et humain et doit donc représenter fièrement et positivement votre entreprise.
À vous de jouer maintenant !
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