Comment choisir son entreprise d’aménagement de bureaux ?

L’aménagement de bureaux est une étape indispensable pour toute entreprise qui souhaite grandir, booster la productivité de ses employés en favorisant leur bien-être, et s’adapter aux changements technologiques et du monde du travail. Pourquoi passer par une entreprise d'aménagement de bureaux et comment la choisir ? On fait le point.

Qu'est-ce que l'aménagement de bureaux ?

L’aménagement de bureaux ou space planning est un concept qui fait partie de la notion d’office branding (véhiculer l’image de l’entreprise à travers les bureaux). L’aménagement des bureaux consiste à améliorer l’organisation des espaces de travail d’une entreprise, afin d’optimiser l’espace et de personnaliser les bureaux. 

L’objectif est de créer de nouveaux espaces de travail qui correspondent mieux aux besoins des employés, et qui soient plus ergonomiques et donc plus stimulants. L’aménagement de bureaux vise également à fluidifier la circulation des informations et des personnes pour créer une meilleure dynamique professionnelle. Généralement, le space planning va privilégier des espaces de travail évolutifs et modulables pour pouvoir s’adapter au changement de personnel. On y attache également une dimension durable. 

L’aménagement de bureaux est une notion clé de notre société moderne. Elle est née du constat que l’on passe plus de temps au travail que chez soi : il est donc très important de créer au travail un environnement source de bien-être. D’autant plus qu’un environnement qui donne envie de travailler va booster la productivité des employés.

L’aménagement de bureaux a beaucoup évolué ces dernières années. Dans la seconde moitié du XXème siècle, l’objectif était de maximiser l’espace disponible et donc de créer le maximum de bureaux au m² (c’est la naissance de l’open space). Aujourd’hui, on ne voit plus que le côté positif de l’open space (économie d’espace et collaboration facilitée entre les employés), mais aussi les côtés négatifs (pression engendrée sur les collaborateurs, espace peu personnalisé…).  De plus, les métiers sont en constante évolution et le bien-être est au cœur de la productivité des employés : d’où l’importance, aujourd’hui, de réorganiser les espaces de travail. 

Les avantages de l’aménagement de bureaux sont nombreux :

• Améliorer la qualité de l’espace de travail pour améliorer le bien-être au travail et donc la productivité des employés ;
• Transmettre l’image de votre entreprise à travers ses bureaux (décoration, architecture intérieur, couleurs…) : c’est ce que l’on appelle l’office branding ;
• Créer des espaces modulables et évolutifs pour y intégrer les nouvelles technologies (par exemple les outils de projection dans les salles de réunion) ;
• Fluidifier la circulation des employés et des informations d’un bureau à un autre. 

Pourquoi passer par une entreprise d'aménagement de bureaux ?

Il est possible de faire appel à une entreprise d'aménagement de bureaux pour le space planning de son entreprise, comme on le ferait pour la rénovation ou l’aménagement intérieur de sa maison. Passer par une entreprise d'aménagement de bureaux a de nombreux avantages. Tout d’abord, ces entreprises ont de l’expérience dans le domaine : elles sauront, à partir de votre projet et de votre cahier des charges, aménager l’espace de manière optimale. De plus, leurs compétences sont alignées sur les dernières tendances : elles sauront donc réaménager vos espaces pour créer des bureaux évolutifs et modulables, qui seront adaptables à tout changement dans l’entreprise. L’entreprise d’aménagement de bureaux possède toutes les compétences, les connaissances (notamment en matière de normes de sécurité) et les équipements nécessaires pour concrétiser votre projet de l’espace de travail idéal. Les space planners sont experts et sauront vous proposer une prestation qui rentre dans votre budget.

Une entreprise d'aménagement de bureaux va d’abord analyser les enjeux de l’entreprise, son mode de travail et ses objectifs. Ensuite, elle va réaliser des croquis et des modélisations (plans) pour que vous puissiez vous projeter de manière concrète dans les nouveaux espaces. Elle va également vous proposer plusieurs coloris, matériaux et types de mobilier ainsi que différentes sortes de cloisons amovibles pour que vous puissiez créer un espace de travail à votre image. Lorsque le projet sera validé, l’entreprise mènera les travaux et gérera la coordination des équipes jusqu’à la réussite du chantier. Une fois le projet terminé, l’entreprise d’aménagement de bureaux va continuer à suivre votre projet pour s’assurer que tout soit fonctionnel.

Quels sont vos besoins en termes d'aménagement de bureaux ?

Pour travailler avec une entreprise d'aménagement de bureaux, vous aurez besoin de monter un cahier des charges. Le cahier des charges permet de transmettre votre vision et vos objectifs, pour que le projet soit le plus fidèle possible à vos besoins. Pour établir le cahier des charges, vous devez vous demander quels sont vos besoins en termes d’aménagement de bureaux. En fonction des entreprises, les besoins peuvent être les suivants :

• Favoriser la collaboration : pour booster la productivité de votre entreprise, il est conseillé de créer des espaces de travail qui favorisent la collaboration et fluidifient les échanges entre les collaborateurs. Cela passe par exemple par des espaces ouverts et des outils de communication plus modernes ;
• Créer des lieux tiers : salles de réunion, phone-box, espaces de détente, salle de pause… En plus des bureaux assis, les espaces tiers sont importants pour faciliter le travail et la communication au sein de l’entreprise ;
• Créer des bureaux agiles et modernes : pour attirer de jeunes talents, votre entreprise doit se moderniser. Les jeunes sont de moins en moins attirés par le mode de travail traditionnel (le fameux « métro-boulot-dodo »). Ils ont besoin de conditions de travail flexibles (par exemple, le télétravail) ;
• Créer des bureaux respectueux de l’environnement : les entreprises sont de plus en plus nombreuses à se soucier de leur impact écologique et de la RSE. L’aménagement de bureaux peut donc répondre au besoin de réduire la consommation énergétique du bureau tout en  améliorant le bien-être des employés (avec par exemple une meilleure qualité de l’air). 
• Améliorer la qualité des espaces de travail : votre objectif peut tout simplement être d’améliorer la qualité des espaces de travail pour augmenter la créativité et la motivation de vos employés. L’entreprise d’aménagement de bureaux saura vous guider pour répondre à cet objectif. 

Quels critères pour choisir votre entreprise d'aménagement de bureaux ?

Comment choisir le bon spécialiste pour l’aménagement de ses bureaux ? Tout d’abord, vous devez connaître votre projet : votre budget, l’envergure du projet, la nature des aménagements à faire... Ensuite, en fonction des caractéristiques de votre projet, vous pourrez choisir une entreprise adaptée à vos besoins : décorateur d’intérieur, architecte d’intérieur, entreprise spécialisée dans l’aménagement des  bureaux… Par exemple, l’entreprise d’aménagement de bureaux sera plus intéressante si vous souhaitez aménager de grands espaces. D’autres critères peuvent également entrer en jeu :

• La localisation de vos bureaux ;
• Les avis de vos proches ou collègues ;
• La réputation de l’entreprise ;
• Les services offerts par l’entreprise.

Il ne vous reste plus qu’à établir une sélection des entreprises les plus adaptées à votre projet dans votre région et de faire vos demandes de devis !

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